Kassasysteem K3R

Update Kassa systeem K3R: Uitrol en aanmelden

Op deze pagina lees je de update van 25 april 2016 over kassa systeem K3R: Uitrol en aanmelden,

Waarom nog niet uitrollen?

Onze nieuwe directeur, Maikel Rondon, heeft zelf automatiseringsbedrijven gehad en wil graag een pas op de plaats maken om zijn expertise nog in te kunnen brengen binnen het kassaproject. Dit zal tot uiterlijk begin mei duren. Daarna starten we met de uitrol.

Belangrijke informatie

Naar aanleiding van de voorlichting over K3 op 17 maart hebben we wat tips:

  • De aanmelding voor K3 kan alleen via het nieuwe extranet, dus mocht je je ooit op een andere manier hebben aangemeld verzoeken we je dit alsnog via extranet te doen.
  • Uit ervaring blijkt dat je erg veel tijd nodig hebt om alle werkzaamheden in de week na de training af te krijgen, het is handig om de agenda van een aantal mensen echt leeg te maken.
  • Mocht je nieuwe backoffice apparatuur gaan aanschaffen dan raden wij je aan om een laptop aan te schaffen met eventueel een losse monitor. Je kunt dan gemakkelijk met de laptop de winkel in (bijvoorbeeld om te inventariseren). Daarnaast kun je er ook thuis mee werken.
  • Verder is het in het kader van de training van de medewerkers en de eerste ingave van prijzen, voorraden, etc. handig als je twee (eventueel  geleende) laptops  naar Culemborg mee brengt. Wij  zorgen er tijdens de training voor dat de goede programmatuur geïnstalleerd  wordt zodat je er mee aan de slag kunt. Dit levert tijdswinst op.

Nog een keer de geschiedenis

In het najaar van 2014 zijn we in samenwerking met extern projectmanager Mandy Tromp en wereldwinkeliers een onderzoek gestart naar een nieuw kassasysteem. De belangrijkste reden  hiervoor was onder andere de enorme crash van 2014 van het BlueRetail (BR) systeem, maar ook de behoefte aan een toekomstbestendig systeem. Het grote verschil tussen BR en K3R is dat we in de cloud gaan werken. In november 2014 hebben we tijdens een grote landelijke bijeenkomst in Amersfoort met elkaar de keuze gemaakt om met K3 Retail (K3R) verder te gaan.

Gebruikersgroep en Projectgroep

In het voorjaar van 2015 zijn we gestart met een gebruikersgroep bestaande uit:

  • Jan van Hal en Arnold Brienen van Wereldwinkel Boxmeer
  • Ria Spelbos van Wereldwinkel Nieuwegein
  • Bieneke de Geus van Wereldwinkel Veenendaal
  • Kees Gast van Wereldwinkel Oosterbeek
  • Henk Folkers en Rinie Methors van Wereldwinkel Wieringen
  • Liesbeth van der Loo van Wereldwinkel Gouda
  • Jeannette du Crocq van Wereldwinkel Rotterdam Vreewijk
  • En vanuit de Landelijke vereniging Bas van Antwerpen, Wilma Schoute, Annelies Loog en  Ron van Vliet. 

Samen met de medewerkers van de Landelijke vereniging heeft Jeannette du Crocq vanuit de gebruikersgroep plaats genomen in de projectgroep. Jeannette heeft vanuit haar werk veel kennis van geautomatiseerde administratieve en logistieke systemen. Het doel van deze projectgroep was het K3R systeem implementeerbaar te maken voor Wereldwinkels.

Complexiteit en uitdaging

De projectgroep kwam voor grotere complexiteit en uitdagingen te staan dan verwacht. De meeste kassasystemen werken met een hoofdkantoor module waar filialen onder hangen. Bij Wereldwinkels werkt het net iets anders. Iedere winkel hanteert zijn eigen inkoop- en verkoopprijzen waardoor een uniform systeem niet helemaal opgaat. In samenwerking metK3R is het systeem zo ingevuld dat we werken met standaarden die gelden voor alle winkels, maar er nog wel mogelijkheden zijn om lokale wijzigingen aan te brengen per winkel. Toekomstig beleid is er wel op gericht om meer uniformiteit in de werkwijze aan te brengen. Hierdoor zal het werken met het dit kassasysteem efficiënter worden voor zowel de lokale winkels als het landelijk bureau. De hierboven genoemde complexiteit heeft er voor gezorgd dat de geplande uitrol meerdere malen is uitgesteld.

Pilots

Inmiddels draaien Wereldwinkel Rotterdam Vreewijk, Wereldwinkel Gorinchem en Wereldwinkel Wieringen een ‘pilot’ met dit systeem. Rotterdam Vreewijk heeft voorheen alleen met een groepenkassa gewerkt en is  nu volledig geautomatiseerd. Gorinchem had geen BR maar een eigen gemaakt systeem met rapportage. De reden dat zij toch voor K3R gekozen hebben is met name het omzetvergelijk met andere (partner) Wereldwinkels. Wieringen werkte met BR. De eerste ervaringen met de pilots leert ons dat we sterk adviseren om voor nieuwe apparatuur te kiezen. Apparatuur die hergebruikt wordt, kan uiteindelijk leiden tot hogere totaalkosten. Bijvoorbeeld omdat bij installatie niet alles met elkaar communiceert, de hardware leverancier meerdere malen terug moet komen en daar installatiekosten voor rekent.

PIM

De eerste ervaringen van de twee pilots zijn goed, maar natuurlijk loop je tegen een aantal vraagstukken aan en daar is een pilot dan ook voor. Het belangrijkste vraagstuk is Pim: het centrale artikelenbestand. Als je het kassasysteem meer gaat standaardiseren dan is het vooral van belang dat de gegevens die het systeem ingaan, kloppen. Dit blijkt op dit moment in veel gevallen niet te kloppen. Dit heeft vele redenen waarvan er een aantal van technische aard zijn. Maar het blijkt ook dat de aangeleverde data door leveranciers niet altijd optimaal is.

Positieve resultaten

Uit de pilots zijn positieve resultaten te melden. Met name de winkelmedewerkers zijn zeer te spreken over het gebruik van het systeem in de winkel. Daarnaast wordt de hulpvaardigheid van de helpdesk bij K3R geroemd.

Ik heb vragen over het kassa project, waar kan ik terecht?

We hebben een lijst met ‘veel gestelde vragen’ samengesteld. Mocht je ondanks deze lijst je vraag niet terug vinden, stuur dan een e-mail naar bvanantwerpen@wereldwinkels.nl

Klik hier voor de lijst met ‘veel gestelde vragen’.

Klik hier voor een overzicht van de prijzen K3-Unisoft.

Klik hier voor een overzicht van de software en hardware eisen.

Handleiding

Klik hier voor de link naar de handleiding. Je logt in met gebruikersnaam: wereldwinkels en wachtwoord: k3. 

Onze winkel wil starten met K3U, wat is de procedure?

Via het aanmeldformulier start je de aanvraag voor jouw winkel. Na verzending van de aanvraag, neemt de LVWW contact met je op. De volgende stap is dat we je uitnodigen voor een bijeenkomst om het PVA (Protocol van Afroep) door te lopen en in te vullen. Bij goedkeuring van het PVA kun je een voorkeursdatum opgeven voor de training. De training vindt altijd op een vrijdag plaats.

Let op: de doorlooptijd is minimaal 2 maanden. De projectgroep kan per maand 12 winkels begeleiden. 

Klik hier voor het aanmeldformulier.